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IT-Sachverständigenbüro

Prüfung von Rechnungen für den Einkauf

Gerichtsentscheidungen aus dem Anwalts- und Architektenrecht zur Rechnungsstellung und Abrechenbarkeit von Dienstleistungen lassen erwarten, dass zukünftig auch IT-Dienstleister mit strengeren rechtlichen Anforderungen in Hinblick auf die Abrechnung ihrer IT-Leistungen auf Time and Material (T&M)-Basis konfrontiert werden.  Die bestehenden rechtlichen Anforderungen aus dem Anwalts- und Architektenrecht werden von der Rechtsprechung zunehmend auch für IT-Dienstleister angewandt werden.

Was bedeutet dies?

Der IT-Dienstleister darf nicht einfach die im Time-Sheet/Zeit-Erfassungstool eingetragenen Stunden 1:1. abrechnen, sondern nur diejenigen Stunden, die für die Erbringung der geschuldeten IT-Leistung erforderlich waren.

Grund: Er hat aufgrund seiner vertraglichen Treuepflicht zum Kunden dessen Interesse an einer möglichst wirtschaftlichen Ausführung des Auftrages zu beachten (Plicht zur wirtschaftlichen Betriebsführung). Diese Pflicht des Dienstleisters besteht kraft Gesetz, d.h. auch ohne eine diesbezügliche vertragliche Regelung mit dem Kunden.

Da die Bewertung der Erforderlichkeit nur individuell durchzuführen ist, würden alle automatisierten/maschinellen Abrechnungsprozesse diesen rechtlichen Anforderungen in der Regel nicht standhalten.

T&M-Abrechnungen müssen für den Kunden in jeder Hinsicht nachprüfbar sein, und zwar auch in Hinblick auf die Beachtung der den IT-Dienstleister treffenden Pflicht zur wirtschaftlichen Betriebsführung

Wie kann ein Sachverständiger Sie unterstützen?

Wir können für den Kunden / Auftraggeber (IT-Einkauf) prüfen, ob aus der Rechnung folgendes erkennbar und nachvollziehbar ist:

  • die genaue Bezeichnung des betreffenden Projekts/der vertraglichen Vereinbarung/des CR,
  • der Name jedes eingesetzten Mitarbeiters,
  • der Skill Levels des Mitarbeiters,
  • der Beschreibung der konkret erbrachten Leistung,
  • dem Zeitraum der Leistungserbringung,
  • weshalb für die jeweils erbrachte IT-Leistung der Einsatz des Skill Levels erforderlich war.

Genügt die Rechnung diesen Anforderungen nicht, kann der Kunde die Zahlung verweigern!

Unsere Empfehlung:

  1. Regeln Sie in Ihren Einkaufsverträgen für IT-Leistungen auf T&M-Basis ausdrücklich die Pflicht des IT-Dienstleisters zur wirtschaftlichen Betriebsführung;
  2. Regeln Sie in Ihren Einkaufsverträgen für IT-Leistungen auf T&M-Basis das Recht zur Auditierung der Zeiterfassungs- und Abrechnungstools;
  3. Prüfen Sie die T&M-Rechnungen sorgfältig auf Ihre Nachprüfbarkeit oder lassen Sie diese durch Sachverständige professionell prüfen; bei größeren Projekten zahlt sich diese Investition stets aus.

ANSPRECHPARTNER

Markus Schmidt

Diplom-Informatiker (Univ.)

ö.b.u.v. Sachverständiger für IT/EDV, insbesondere SW-Entwicklung

Tel: +49 89 461358-111

Markus Schmidt